「会員登録状況調査票」誤封入に関する報告

投稿日時: 2005-08-15 (3981 ヒット)

今回の名簿発行に伴う会員登録状況調査票送付で生じた誤封入につきましては,会員の皆様に多大なるご迷惑とご心配をお掛けしましたこと,改めてお詫び申し上げます.
当学会が会員原簿の管理,会費の徴収,会誌の発送等の業務を委託している(株)日鉄技術情報センター(以下,JATISと表記)に誤封入の経緯,原因の調査及び今後の対策の検討を指示し,下記の報告を受けました.

学会から「会員名簿発行のための調査のお願い」・「会員登録状況調査票」(以下,調査票と表記)・返信用封筒の計3点同封の送付業務の依頼を受けた.
JATISが配送委託先にこの送付業務に関し,個人別発送即ち封筒宛名と封入物の照合の説明・確認を口頭でした.
配送委託業者の担当者が発送現場に対し,調査票送付業務に関し,調査票と宛名の照合がある旨を口頭で連絡した.後日,「発送依頼書」を発送現場にFAXしたが,照合に関しての指示を明記しなかった.
7月27日,28日にかけて1,690名分の調査票の封入・発送作業を終了した.その際に調査票と宛名の照合は行われなかった.結果として,任意の1会員分の調査票が,無作為的に別の1会員用の封筒に封入され,そのまま封緘・発送された.会員以外への情報流出はなかった.

再発防止策として,JATISから委託業者への発注は必ず作業の意図を正確に反映させた文書で行う.文書は委託先の「発送依頼書」と連動させ,要所要所でE-mail,電話,FAX等適宜活用して繰り返し確認をする.


以上の報告がありました.

当学会としても,次回の名簿発行を含めて,今後JATISに重要な作業を依頼する際は,口頭だけでなく書面でも依頼することを遵守し,今回のような事態を防ぐように心がけますと共に,今後も会員情報のさらなる厳重・適正管理に努めてまいりますので,よろしくお願いいたします.

なお,調査票の再送付作業は,JATISの立ち会いの元8月4日に終了いたしました.お手数をお掛けいたしますが,お手元にある間違った調査票は返信用封筒でご返送くださいますよう,重ねてお願い申し上げます.

日本応用数理学会

備考:8月11日現在,910名の調査票が回収されました.
会員の皆様のご協力を心より感謝申し上げます.